信息共享是所有企业的关键基础。没有它，大多数人将无法完成任何操作。这认为，文档管理构成日常运营的重要方面并可能影响企业的长期生产力，成功和韧性，这也就不足为奇了。
在过去的几年中，工作模式发生了迅速变化。随着员工现在能够选择其工作方式和何处，组织如何协作和管理信息已经发展。如今，雇主正在管理一个更加劳动。劳动力，依靠工作场所技术，以促进在远程，办公室和共同工作环境之间切换的持续需求。现在，领导者必须确保信息和文件共享的基础架构仍然适合办公室墙外的目的，以确保工人决定在任何地方登录的生产力保持完整。
尽管可以实现这一目标，但文档管理和访问并不像许多组织那样无缝的体验。实际上，我们的研究发现，尽管大多数IT决策者对其数字基础设施和方法充满信心，但许多工人仍然在访问文档方面很难。显然，IT团队如何看待他们的能力与现实员工每天都面对的能力之间存在脱节。缩小这一知识差距是推动进步朝着长期实现业务目标的重要组成部分，而不是阻碍它们。
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随着越来越多的员工和rsquo;在不同的工作环境之间，IT决策者必须认识到，现代，高效的工作流是允许员工访问任何类型的文档（无论是在纸张还是数字形式）中的任何类型的文档。只有这样，他们才能创建一个灵活的未来外观的工作环境，将所有员工的需求考虑在内，并使业务流程尽可能高效且无忧。
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将纸与数字纸配对
近年来，数字化转型使这些新的工作方式成为可能。文档数字化允许员工访问他们远程执行角色所需的一切，这提高了效率，并使领导者可以在过程的任何阶段访问谁可以访问谁可以访问文件。
但是，只有数字方法可以为需要处理物理文件作为角色的一部分的员工造成重大障碍。结果，领导者面临着弥合纸张和数字工作流程的挑战。为了帮助支持员工的灵活工作策略的寿命，这些决策者必须评估他们的硬件和软件如何相互集成，以创造无缝的员工体验。
驱动高效且安全的电子文档共享
尽管对完全无纸的办公室进行了早期预测，但现实是许多企业仍需要与客户，员工或第三方的纸质通信；例如，内部通信或促销材料。因此，企业不太可能真正能够消除将来对纸张的需求。许多现有的业务流程主要用纸张处理，但仍需要快速简便的过渡到数字工作流程。很明显，领导者知道，仅数字工作流程无法满足组织的各种需求，因此脱节的工作流程可能会遏制其业务；从长远来看。
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值得庆幸的是，这种平衡不是企业必须独自导航的东西。供应商正在观察工作趋势的变化，并正在调整其产品以满足需求。实际上，当今市场上一些支持云的扫描仪是紧凑的，可以快速设置，并且能够在几分钟之内直接将文件的上传直接促进到某人自己的设备上的所需位置，从而弥合纸张和数字之间的鸿沟。
管理文档存储及其他
除了硬件之外，当今企业可用的各种文档管理软件，还可以帮助简化远程员工之间的协作。选择将保持平稳和生产性运营的正确功能取决于每个企业的需求。
例如，某些系统迎合了想要数字化流程的企业，这些流程以前仅在身体上进行，而另一些系统可能希望加强纸张和数字文档共享以进行协作，并对访问权利进行更多控制权。由于选择了各种各样的选择，因此对选项进行了仔细评估，以确保文档管理系统将使员工的生活更加轻松。
游牧劳动力要求采用一种无缝合并物理和数字操作的方法。员工具有发挥自己的潜力并以富有成效的方式运作的能力与他们获得优化的工作空间服务的能力有关，尤其是在他们从灵活地点工作的自由开始的动机时。
从长远来看，可以弥合物理和数字工作方式之间差距的企业。
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